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Preparación para la transformación: definición de la línea base y los KPI

  • Publicado por: Summers

En mi artículo introductorio, I highlighted the importance of monitoring any rollout of a collaboration platform to keep it on track and ensure that you realize the intended strategic goals, business benefits, and return on investment. To be able to do that, you need first of all to understand your starting position so that you have a baseline against which to monitor and measure progress – and that’s the task I’ll discuss this time.

In terms of the starting position, there are two main aspects to consider: technology and people. Most organizations appreciate the need to understand the technology that is already in place and how it’s being used, but many underestimate the need to assess their people’s skills and behavior.

¿Por qué es tan importante el aspecto humano? Parte de esto es, por supuesto, acerca de llegar al fondo de quién está usando qué aplicaciones existentes y cómo, para que pueda decidir cómo y cuándo se debe alentar a las personas a migrar a la nueva plataforma. Pero una parte aún mayor se trata de comprender la capacidad general de la fuerza laboral para absorber el cambio y utilizar la TI.

El éxito en la implementación de una nueva plataforma depende en gran medida de la identificación de personas que puedan actuar como primeros en adoptar y ala-centrarse en su nueva plataforma. Estos son los equipos e individuos que pueden ayudarlo a probar nuevas funcionalidades y luego entrenar, dirigir y alentar a otros a usarla al máximo.

Al comprender el aspecto de las personas de su negocio, así como su panorama tecnológico actual, puede crear la línea de base esencial con la que supervisar, medir y administrar el progreso de la implementación.

Al mismo tiempo, puede identificar los KPI correctos para dirigir la realización de los beneficios previstos. A los KPI se les pueden asignar ponderaciones para reflejar su importancia relativa para el negocio. Con las herramientas adecuadas, se necesita casi ningún esfuerzo para medir el progreso con respecto a los KPI ponderados una vez que su implementación se pone en marcha.

Los KPI específicos que elija dependerán en parte de la plataforma elegida y también de las necesidades de su negocio, pero normalmente pueden estar relacionados con temas como:

  • Racionalización de las comunicaciones y la colaboración
  • Adopción del almacenamiento
  • Cumplir con la eficiencia
  • Protagonismo agregado
  • Aumentos de productividad (internos y de terceros)
  • Category and version sprawl (use of multiple applications, or versions of applications, to perform the same function)

As well as equipping you to steer your project, gaining a thorough understanding of your technology position and people in the preparatory phase will ensure that you can create a deployment strategy that suits your organization’s capabilities and readiness for change.

Taking these preparatory steps also helps you test and strengthen the business case for your initiatives because you know what level of ambition and pace of change is realistic for your specific organization. In my next article, I’ll discuss how to manage the rollout in a way that fulfills the business case. Meanwhile, please download our new guide, Comprender el valor de Microsoft Teams.

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