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Exponer la carga oculta del cambio de aplicaciones con Workplace Analytics

  • Publicado por: Summers

En nuestro blog anterior exploramos algunos puntos comunes de la fricción digital y cómo interrumpen y frustran a los empleados, como las computadoras portátiles defectuosas o las aplicaciones no rentables. Sin embargo, más allá de estos síntomas obvios de falla tecnológica, hay otros puntos de fricción que igualmente agotan el tiempo, pero que a menudo no se descubren.

Uno de estos puntos de fricción digital es la necesidad de que los empleados cambien de aplicación para completar una tarea o proceso. Aunque esto puede sonar como un problema menor, en realidad presenta una carga diaria continua tanto para los trabajadores de primera línea como para los de back-office. La eliminación de tales barreras de productividad cae bajo el mandato del líder de TI, cuyo trabajo es proporcionar la tecnología que facilita a los empleados hacer su trabajo sin problemas, pero se enfrentan a un desafío para detectar estos puntos de fricción en primer lugar. Veamos más de cerca por qué el cambio de aplicaciones es un problema grave y cómo los líderes de TI pueden aliviar esta carga oculta.

Un problema más grande de lo que crees

El software y los procesos ineficaces que obligan a cambiar de aplicación afectan significativamente el nivel de productividad de una organización. Un estudio encontró que los empleados residuos hasta 32 días al año alternar entre aplicaciones solo para realizar tareas. Aparte de las implicaciones de tiempo y costo, esto también tiene un efecto sobre la concentración, con 31% de los empleados diciendo que pierden su línea de pensamiento al navegar entre aplicaciones.

Los procesos improductivos a menudo se dejan sin controlar durante largos períodos de tiempo porque TI carece de la información adecuada sobre los viajes de los usuarios y no puede confiar en que los empleados informen de estos cuellos de botella ellos mismos. Esto se debe a que los procesos ineficientes a menudo se normalizan cuando los empleados los han estado haciendo durante mucho tiempo, por lo que pasan desapercibidos hasta que se les muestra cuánto tiempo están perdiendo. Una falla técnica como un teclado roto es un problema tangible y apremiante, pero darse cuenta de que ha cambiado de aplicación tres veces en la última hora puede que ni siquiera se sienta como un problema en absoluto. Como resultado, el cambio de aplicación continúa consumiendo tiempo, dinero y energía sin ser notado.

Mapeo de los pasos para mejorar la productividad

Entonces, ¿cómo pueden los equipos de TI capturar y cuantificar el impacto de esta fricción digital en miles de empleados que están distribuidos en múltiples ubicaciones y países? La respuesta es que TI necesita poder evaluar el viaje del usuario en detalle para optimizar proactivamente la experiencia digital y facilitar a los empleados pasar de A a B en sus flujos de trabajo. Al mapear la secuencia de pasos que un empleado toma para completar una tarea, incluidas las aplicaciones que usa y la frecuencia con la que cambia, TI puede revelar fricciones ocultas en los procesos y abordarlas para impulsar un mayor éxito de los empleados.

Plataforma de análisis del lugar de trabajo de Scalable Perspicacia ofrece información granular sobre los viajes de los usuarios para hacer exactamente eso. Acumen expone el problema, proporcionando datos e información que permiten al equipo de TI abordar los problemas subyacentes, como la falta de funcionalidad en los sistemas centrales, los problemas para acceder a las aplicaciones o cuando los empleados ejecutan versiones antiguas, todo lo que hace que gasten tiempo y esfuerzo innecesarios para realizar un trabajo. Con los conocimientos de Acumen, TI puede:

  • Cuantificar la escala del problema de conmutación de aplicaciones mediante la asignación de los recorridos de los usuarios
  • Mejore la productividad: haga más con los recursos existentes y reduzca el tiempo de transacción/procesamiento
  • Reduzca los costos al eliminar aplicaciones innecesarias o duplicadas
  • Identificar las mejores prácticas y replicarlas en toda la fuerza laboral
  • Garantizar el cumplimiento de procedimientos corporativos específicos
  • Minimice el riesgo de errores mediante la estandarización de los procesos
  • Identificar los requisitos de capacitación para los empleados que parecen estar luchando repetidamente o tomando exceso de tiempo para completar las tareas

Saca a la luz estos problemas

Es solo cuando se cuantifica un problema como el cambio de aplicaciones que las organizaciones realmente entienden la escala del drenaje de recursos y la urgencia de tomar las medidas adecuadas. Afortunadamente, tener acceso a los datos correctos hace que estos problemas sean una solución fácil al arrojar luz sobre las barreras ocultas a la productividad. Esto permite a TI optimizar proactivamente los procesos para mejorar la experiencia, mejorar la productividad y ahorrar tiempo, sin suponer una carga adicional para los empleados.

Para obtener más información sobre Acumen, visita aquí.

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